‘Big Brother is Watching You’

Automated_Continuous_Monito

De afgelopen periode stond in het teken van een verregaande discussie over in hoeverre overheden (maar ook bedrijven) data mogen verzamelen en monitoren van internetgebruikers. De discussie had met name betrekking op de afweging tussen de privacy van internetgebruikers en de nationale veiligheid die in het geding zou zijn (in het geval van overheden). Voor bedrijven spelen natuurlijk met name commerciële afwegingen een rol voor het verzamelen van data.

Wat buiten kijf staat in deze discussie is of het verzamelen van data doelmatig is. Zowel de voor- als tegenstanders lijken ervan overtuigd dat het (massaal) opslaan en registreren van data bijzonder effectief kan zijn om onregelmatigheden op te sporen. Vanuit het oogpunt van effectiviteit is dit dan ook een buitengewoon doelmatige manier om potentiële risico’s op te sporen.

Binnen de Universiteit Leiden zijn wij op dit moment bezig met een “vergelijkbaar” project dat puur en alleen draait om het analyseren van data en het opsporen van onregelmatigheden. Dit project staat bekend als ‘continuous monitoring’. Zoals de naam al suggereert draait het project om het continue ‘monitoren’ van data van de (in ons geval) financiële administratie. Het doel is om onregelmatigheden en fouten in onze financiële administratie tijdig en adequaat op te sporen. Op dit moment is het zo dat veel van deze onregelmatigheden of onopgemerkt blijven of opgespaard worden totdat deze naar boven komen bij een steekproef. Met continuous monitoring is een organisatie in staat om op continue basis toezicht te houden op het financiële systeem binnen de organisatie.

Vanuit de Universiteit Leiden hebben Stijn (trainee FSSC/Financial Shared Service Centre) en ik de opdracht gekregen om binnen de kaders van het bestellen tot betalen proces controles te gaan definiëren die gebruikt gaan worden binnen continuous monitoring. Het idee is dat deze controles op de achtergrond van ons financieel systeem gaan draaien. De controles zullen op dagelijkse basis analyses gaan uitvoeren en bij het constateren van onregelmatigheden zullen er meldingen worden gestuurd naar de desbetreffende personen. Het principe achter de controle is vrij simpel. Bij implementatie van een controle wordt een referentiewaarde vastgelegd (bijvoorbeeld de te gebruiken BTW codes voor bepaalde bestellingen). Op het moment dat waardes in het financiële systeem afwijken van onze referentiewaarde worden deze automatisch opgepikt en meegenomen in een melding. Met deze melding kan de persoon in kwestie vervolgens stappen ondernemen om het een en ander (indien nodig) te corrigeren.

Buiten het feit dat dit project een zeer leuke uitdaging is voor ons als trainees, levert dit project ons maar ook de organisatie fundamentele informatie op over de Universiteit Leiden. Informatie waarmee uiteindelijk verbeteringen daar waar nodig kunnen worden doorgevoerd.

Ik moet zeggen dat het toch wel goed voelt dat je als trainee zo sterk betrokken wordt bij het implementeren van verbeteringen binnen de organisatie. Sterker nog, als ik dit zo bekijk zou ik nog wel heel lang trainee willen blijven.

Advertisements

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s